Il s’agit donc de mettre en place un EDI entre votre compte vendeur Amazon et votre système interne, un ERP généralement, pour que l’échange entre les 2 outils soit automatisé. Vous serez ainsi capable de gérer votre stock et vos commandes directement depuis votre ERP. Vous supprimez les interventions manuelles liées au traitement des commandes, à la mise à jour des stocks et à la gestion des factures.
Pourquoi utiliser un EDI avec Amazon ?
L’intégration de l’EDI avec Amazon est donc la mise en place d’un processus qui permet l’échange de données relatives aux commandes, aux stocks, aux expéditions et aux factures, entre votre système et celui d’Amazon. La synchronisation se fait en temps réel et cela présente un certain nombre d’avantages :
Réactivité
Vous êtes plus réactif sur l’expédition et la livraison des produits, les clients sont donc plus satisfaits et cela vous aide à répondre plus facilement aux exigences de la marketplace concernant la rapidité de livraison.
Qualité de service
Vous supprimez les erreurs dues aux interventions humaines, comme les erreurs de ressaisie ou les disruptions de service lorsque la personne n’est pas disponible. Vous évitez ainsi les pénalités d’Amazon liées aux erreurs de données.
Réduction des coûts
Vous réduisez les coûts de mise en vente et de traitement des commandes une fois l’installation de l’EDI amortie.
Comment réussir l'intégration EDI avec Amazon ?
Les questions à se poser
Avant d’envisager de passer sur un système EDI, vous devez vous poser certaines questions :
Quel est votre objectif ?
Vous devez d’abord définir les contours de ce projet en fixant des objectifs. Cela peut être le gain de temps, la diminution des erreurs dûes aux interventions manuelles ou encore la possibilité de traiter davantage de commandes. Il n’y a pas de mauvaise stratégie, il faut simplement garder en tête le but à atteindre pour que le passage à l’EDI se fasse dans la bonne direction.
Quelle est votre relation avec Amazon ?
Cette question se divise en plusieurs autres questions qui vous aideront à définir vos objectifs :
- Vous vendez sur la marketplace aux clients finaux, directement à Amazon, ou les 2 ?
- Vous vendez sur un seul pays, un territoire, ou dans le monde entier ?
- Vous êtes fabricant ou revendeur ?
Comment gérer vos stocks ?
Il est important de définir une méthode de gestion des stocks claire et précise en amont du passage à l’EDI. Une fois vos stocks mis à jour automatiquement, si votre gestion n’est pas correcte cela peut entraîner des erreurs de stocks sur Amazon, avec des commandes que vous ne seriez pas en mesure de livrer et donc un impact sur votre score de boutique. L’EDI ne pourra pas fluidifier un système de gestion des stocks qui n’est pas fonctionnel à la base.
Le système EDI qui vous correspond
Après avoir défini vos objectifs, vous devez choisir la solution qui correspond le mieux à vos besoins :
- Si vous êtes présent sur plusieurs canaux de vente il sera plus pertinent de connecter directement l’EDI d’Amazon à votre système informatique.
- Si votre système informatique vous permet de gérer d’importants volumes de données, vous pouvez gérer la totalité des transactions via votre système.
- Si vous avez uniquement besoin de l’EDI pour l’envoi des bons de commande ou des factures, il n’est pas nécessaire de connecter tout le processus en EDI.
- Si vous passez sur un système EDI pour libérer du temps sur un poste, il est important de mesurer ce gain de temps au regard des coûts supplémentaires générés.
Les différents types de transactions EDI
Amazon EDI offre un panel de transactions à relier à votre système. Ces transactions ne sont pas toutes obligatoires et vous choisissez d’installer celles qui correspondent à vos besoins. Vous devez aussi déterminer quelles transactions doivent passer par EDI et lesquelles doivent rester manuelles. Les types de transactions les plus souvent utilisés sont les suivants :
Facture
Cela correspond au prix des produits, aux conditions de paiement, et toutes les autres informations obligatoires demandées par Amazon pour émettre une facture.
Inventaire
Cela comprend tous les prix et l’état des stocks de tous les produits qui peuvent être vendus.
Bon de commande
C’est l’ordre de commande qui contient entre autres le type de commande, les produits commandés, l’adresse de livraison et le moyen de livraison.
Accusé de réception de commande
Ce document confirme l’acceptation de la commande, les produits acceptés, rejetés ou échangés, ainsi que le délai d’expédition et de livraison.
Avis d’expédition
Ce document détaille la liste de tous les produits qui sont expédiés, le numéro du colis, les informations de suivi et toutes les autres informations concernant l’expédition.
A cela, vous avez aussi la possibilité d’ajouter les documents suivants :
- Demande d’instructions d’acheminement
- Demande d’inventaire
- Rapport d’activité de produit
- Demande de modification du bon de commande
- Accusé de réception de demande de modification du bon de commande
L’installation d’un système EDI
Si vous avez les ressources techniques et humaines nécessaires en interne, vous pouvez configurer directement votre connexion EDI à Amazon depuis votre compte. Une fois la connexion activée et votre serveur authentifié, vous devrez définir les informations à échanger avec Amazon, parmi les types de transactions listés précédemment.
Une mise en garde s’impose cependant, la mise en place d’un flux EDI est une étape qui doit être réalisée par une personne aux compétences adéquates. Si vous n’avez pas les compétences techniques requises, il est fortement déconseillé de tenter cette mise en place. Pour pallier ce manque, vous pouvez faire appel à une des nombreuses entreprises spécialisées dans ce type de service.
La mise en route du processus EDI
La mise en marche d’un EDI complet est un processus qui demande du temps et de l’implication. Cela implique souvent la présence d’une personne ayant des connaissances sur la partie financière ou sur la partie logistique, parfois même les deux. La personne chargée de la gestion du processus EDI doit donc avoir une vision globale des éléments impliqués et elle devra aussi consacrer du temps à l’apprentissage du système EDI afin de l’utiliser au mieux. C’est seulement à partir du moment où tout le processus est maîtrisé que vous commencerez à bénéficier des avantages de l’EDI, comme une meilleure réactivité, un gain de temps sur le traitement des étapes de commandes, moins de pénalités de la part d’Amazon, etc. et donc au final une meilleure rentabilité.
Quels sont les éléments nécessaires pour mettre en place un flux EDI ?
Identifiant produit
Vous devez définir un code d’identification pour chaque produit et vous devez spécifier quel champ sera utilisé pour identifier les produits dans le flux EDI. Le code que vous choisissez sera donc utilisé dans tous les flux et tous les documents EDI pour identifier les produits. Cela signifie que ce sont ces codes qui devront figurer sur les factures, bon de commandes, état des stocks, etc.
Vous pouvez utiliser les codes suivants comme identifiant produit :
- ASIN
- UPC
- SKU du vendeur
- EAN
- ISBN
- GTIN
Type d’unité
Vous devez aussi spécifier le type d’unité que vous utiliserez pour chaque produit. Ces éléments aussi seront répercutés sur tous les documents gérés et générés par l’EDI.
Vous pouvez choisir parmi les unités suivantes :
- Pièce
- Boite
- Unité
- Poids
Identifiants expéditeur et destinataire
Tout échange de données EDI nécessite un identifiant unique de part et d’autre du flux, l’expéditeur et le destinataire. Ces identifiants uniques permettent de vérifier la provenance et l’authenticité des échanges de données et sont indispensables au traitement. Cet identifiant devra être défini au moment de la connexion à l’interface EDI Amazon.
État produit
Pour pouvoir échanger des flux EDI avec la plateforme Amazon, vous devez vous assurer d’être en mesure de communiquer certaines informations sur l’état de vos produits. Les états produits que vous rencontrerez le plus souvent sont les suivants :
- Produit en stock
- Produit arrêté
- Produit non valide
- Produit en rupture de stock
Les éléments qui ne peuvent pas être traités par EDI
L’échange EDI d’Amazon ne vous permet pas de traiter tous les éléments relatifs à la vente de produits. Les éléments qui doivent être traités hors EDI sont les suivants :
- La création des flux produits
- Les fiches et descriptions des produits
- Les prix promotionnels
Pour la gestion de ces éléments, vous devez passer par votre compte Amazon. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre article sur les flux produits Amazon.
Le traitement des commandes et des factures Amazon est trop chronophage et vous souhaitez automatiser tout ou une partie du processus ?
Vous souhaitez mettre en place un flux EDI avec Amazon mais vous n’êtes pas sûr de posséder les ressources en interne ?
Vous ne savez pas quel partenaire choisir pour vous aider à paramétrer votre flux EDI ?
Notre agence spécialisée dans l’accompagnement des vendeurs Amazon peut vous conseiller et vous aider à définir une stratégie et des objectifs sur ces questions. N’hésitez pas à nous contacter pour nous exposer votre problématique.
